Actividades de la Subdirección de Administración
Actividades Generales
Finalidad:
Aplicar programas, normas y procedimientos para la administración de recursos financieros, materiales y humanos, con el fin de lograr su óptima utilización y aprovechamiento y prestar adecuados servicios de apoyo a las diversas instancias organizacionales del Núcleo.
Funciones Generales:
Coordinar y evaluar la aplicación de normas, procesos administrativos y procedimientos por parte de todas las instancias organizativas del Núcleo, en cuanto a la administración de recursos financieros, humanos y materiales.
Aplicar sistemas contables de aceptación general, así como para la consolidación de cuentas, elaboración de balances y estados financieros del Núcleo, con el fin de dar a las máximas autoridades información confiable y oportuna que oriente sus procesos de toma de decisiones en materia financiera.
Coordinar y evaluar la formulación y control de ejecución de anteproyectos y proyectos presupuestarios, así como de los planes operativos que dan sustento económico y programático a las actividades del Núcleo.
Ejecutar la adquisición de bienes, materiales, equipos y servicios que requieren las diversas instancias organizacionales del Núcleo, con el fin de lograr aplicación de críterio de economía.
Administrar sistemas, normas y procedimientos de clasificación y remuneración de cargos, selección de personal, capacitación y desarrollo, evaluación del desempeño y otros conexos.
Efectuar la cancelación de los compromisos adquiridos por el Núcleo, llevando su debido registro y control.
Administrar la aplicación de convenios colectivos e individuales de trabajo en el Núcleo.
Coordinar y evaluar la prestación de servicios generales y administrativos de diversas instancias organizacionales del Núcleo, así como para la salvaguarda y custodia de sus bienes e instalaciones físicas.
Estructurar y mantener registros consolidados de información sobre recursos humanos, financieros y materiales, con el fin de remitirlos a las instancias centrales.
Aplicar normas y procedimientos para la prestación de servicios médicos, odontológicos y sociales al personal del Núcleo.
Ejercer la gestión de los recursos humanas del núcleo, así como la dirección y control de las labores de salvaguarda, mantenimiento y mejoramiento de las instalaciones del núcleo; dirigiendo, asimismo la prestación de servicios y mensajería.
Ejecutar los registros contables del núcleo, así coma la formulación del presupuesto correspondiente al próximo ejercicio fiscal.
Aplicar y velar por el cumplimiento del plan de personal establecido por el consejo superior de la UNESR.
Gestionar, ante la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección de Administración, nivel central, el pago oportuno del salario y beneficios del personal del núcleo.
Gestionar, ante las autoridades competentes, los recursos materiales o financieros necesarios para el funcionamiento del núcleo.
Realizar, mediante la taquilla de cobranza o caja, la recepción de Vouches por conceptos de aranceles y otros ingresos.
Dirigir y controlar los servicios de correspondencias (internos y externos) del núcleo.
Dirigir y controlar los servicios de seguridad del núcleo.
Dirigir y controlar los servicios de ornato, limpieza, mantenimiento, transporte y mejoramiento del núcleo.
Ejecutar y/o coordinar la contratación de personal.
Ejecutar y/o coordinar la captación, remoción, traslado y amonestación del personal, así como lo ateniente a las políticas de pensiones y jubilaciones.
Ejecutar y/o coordinar la solicitud de permisos, reposos, vacaciones y años sabáticos.
Actividades por Área
ÁREA: CAJA
Finalidad:
Ejecutar las operaciones del área de caja llevando a cabo actividades de recepción, entrega, custodia y control de dinero en efectivo y cheques, mediante la atención al público en taquilla de caja y bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdirección de Administración del Núcleo; a fin de lograr la recaudación de ingresos a la Institución y la cancelación de pagos que corresponda.
Funciones Generales:
Registra los aranceles correspondientes a todo tipo de documento de Control de Estudio y de la Subdirección de Postgrado.
Atiende al público que solicita información varia por el área de taquilla de caja.
Realiza la operación de venta de los documentos pertinentes, avalados por su Supervisor inmediato.
Realiza los pagos de los cheques correspondientes a los trabajadores, participantes, proveedores y ex funcionarios de la Universidad.
Relaciona los pagos realizados en cheque a fin de procesar su envio al área de Caja Principal de la UNESR- Caracas a través de la Subdirección de Administración.
Lleva el control diario de la entrada y sálida de dinero de caja, realizando el correspondiente cuadre a través del troquelado de las ventas y sálidas de dinero.
Transcribe y accesa información operando un computador.
Registra las ventas en el libro diario de contabilidad.
Diseña formatos de trabajo, tripticos informativos y/o formularios varios a fin de optimizar la gestión del área de caja.
Informa al público en general aspectos de interes relacionados con el área de caja a fin de agilizar la atención y satisfacción de necesidades de los clientes.
Realiza la recepción del pago del sobre y solvencia para graduandos.
Recibe y relaciona los vaucher de pagos correspondientes a cada periodo intensivo.
Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la Institución.
Apoya dentro del ámbito de su competencia al personal adscrito al área de Control de Estudio en el proceso de inscripción de los participantes.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
Mantiene los archivos del área actualizados.
ÁREA: CONTROL FINANCIERO, PRESUPUESTARIO Y CONTABLE
Finalidad:
Registrar y analizar las actividades relacionadas al área financiera, presupuestaria y contable del Núcleo, elaborando e interpretando los registros, estados de cuentas, cuadros demostrativos y comparativos, estados financieros y presupuesto, bajo las normas y
procedimientos establecidas por la Subdirección de Administración del Núcleo y el Vicerrectorado de Administración; a fin de garantizar la efectiva distribución y administración de los recursos materiales y financieros del Núcleo y contribuyendo asi a la toma de decisiones oportuna.
Funciones Generales:
Registra y controla el ingreso y egreso ordinario y extraordinario de las cuentas bancarias para gastos a través de fondos administrativos.
Consulta y emite, vía internet, el Registro de Información Fiscal de los proveedores a fin de verificar su existencia.
Calcula las retenciones del IVA y del ISLR de acuerdo a la normativa legal vigente establecidas por el SENIAT, como agente de retención.
Elabora y emite cuadro de retenciones mensuales.
Prepara y emite comprobantes de retenciones correspondiente a los proveedores.
Imputa presupuestariamente ( codifica), previa disponibilidad, las requisiciones de compra, servicios y otros.
Multi imputa presupuestariamente ( si es el caso), el gasto de una misma factura y distribuye el impuesto IVA para cuentas subespecíficas.
Registra, controla y emite la ejecución presupuestaria trimestral acumulada.
Elabora y emite las solicitudes de traspaso presupuestarios internos, de acuerdo a las instrucciones dadas por su supervisor inmediato.
Reformula los recursos de fondos ordinarios y extraordinarios.
Registra y controla los cheques emitidos a la fecha por las diferentes cuentas bancarias del Nùcleo ( Libro de Banco y Libro Bancario Electrónico) .
Elabora y emite las conciliaciones bancarias mensuales de las diferentes cuentas bancarias del Núcleo.
Revisa y analiza los soportes del gasto ( vaucher de cheques, facturas, relacionados, etc) a los fines de dar cumplimiento a las normas y procedimientos establecidas por la normativa legal vigente en la materia.
Elabora y emite las rendiciones de cuentas ( fondos rotatorios) ordinarias y extraordinarias ( rendiciones especiales) de gastos de funcionamiento y de los diferentes fondos ejecutados por otras unidades.
Registro y actualización de los Libros Bancarios.
Elabora el anteproyecto de presupuesto de gastos del Núcleo.
Revisa y actualiza anualmente el Plan de Cuentas de la ONAPRE, via internet.
Elabora, consolida y emite informe de cierre del ejercicio fiscal finalizado ( estados financieros) de las diferentes cuentas bancarias del Núcleo.
Cálcula y emite viáticos y pasajes para misiones especiales de funcionarios adscritos al Núcleo.
Respalda la información presupuestaria , financiera y contable por medios electrónicos y organización fisica de las diferentes carpetas y soportes emitidos.
Organiza el cronológico de los ejercicios fiscales finalizados.
Coordina y actualiza los procedimientos administrativos suministrados por el nivel Central de Caracas.
Transcribe y accesa información operando un computador.
Diseña formatos y/o formularios varios a fin de optimizar la gestión del área.
Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la Institución.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
Mantiene los archivos del área actualizados.
Area: RECURSOS HUMANOS.
Finalidad:
Realizar las actividades operativas correspondientes a la aplicación de los planes y programas del sistema de administración de los recursos humanos en el Núcleo, aplicando los métodos y técnicas de la administración de personal, bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdirección de Administración del Núcleo y la Dirección de Recursos Humanos de la UNESR y en concordancia con la normativa laboral legal vigente; a fin de garantizar un óptimo clima laboral.
Funciones Generales:
Elabora y recibe la correspondencia del área.
Recibe y trámita las solicitudes de pago de los beneficios socio económicos contemplados en los convenios colectivos, tales como: primas por hijo, carga familiar, primas profesionales, etc.
Elabora y analiza las certificaciones del personal.
Revisa y actualiza los expedientes del personal.
Registra y revisa el control de asistencia a fin de tramitar la cancelación del beneficio del ticket alimentación.
Chequea el cumplimiento de los requisitos exigidos para el otorgamientos de los beneficios socio económicos establecidos en las convenciones colectivas.
Trámita las constancias de trabajo, reposos médicos , solicitudes de trámite de HCM, gastos médicos y/o casos especiales como cambio de funciones, jubilaciones, renuncias, fé de vida, entre otros.
Trámita movimientos y pagos del personal.
Actualiza data del personal.
Recibe y trámita las quejas y reclamos de los trabajadores.
Recibe síntesis curriculares de candidatos interesados en ingresar a la institución.
Elabora relación de horas diarias de los choferes.
Trámita los ARI, ARC y la Declaración Jurada de Bienes de los funcionarios adcritos a la Institución.
Transcribe y accesa información operando un computador.
Ejecuta las normas, procesos, procedimientos y programas establecidas por la Dirección de Recursos Humanos de la Institución en materia de administración de personal, tales como: Reclutamiento y Selección, Adiestramiento del Personal, Evaluaciones de Desempeño, Beneficios Socio Laborales, Bienestar Social, Régimen Disciplinario, entre otros.
Diseña formatos y/o formularios varios a fin de optimizar la gestión del área.
Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la Institución.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
Mantiene los archivos del área actualizados.
ÁREA: SERVICIOS GENERALES
Finalidad:
Ejecutar las actividades técnica, administrativas y operativas referentes a la proveeduría, solicitud y control de los materiales, equipos y bienes de consumo controlando y ejecutando las solicitudes de mantenimiento y reparación bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdirección de Administración del Núcleo y la Dirección de Servicios Generales de la Institución; a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y garantizar las óptimas condiciones de las instalaciones.
Funciones Generales:
Planifica, organiza y supervisa la realización de los trabajos especiales de mantenimiento y reparación de la infraestructura del Núcleo y demas activos de la Institución.
Administra y supervisa al personal de limpieza, mensajería y correspondencia realizando los trámites relacionados con el control de asistencia, reporte de reposos y permisos, organización de las actividades de trabajo, realización de horas extras, evaluación del personal, atención de quejas y reclamos, entre otras.
Atiende y trámita las quejas y reclamos de los usuarios del servicio.
Recibe y trámita las solicitudes de materiales de trabajo para el personal a su cargo.
Trámita los pedidos de materiales de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumo que se requieren en el Núcleo.
Trámita la solicitud de compra de materiales de limpieza y oficina que se requiere.
Controla la existencia y suministro de materiales y equipos llevando los registros de entrada y sálida de los mismos.
Elabora las requisiciones de materiales de equipos de limpieza.
Realiza inventario de equipos y materiales de trabajo y limpieza.
Inspecciona las instalaciones y/o equipos a fin de diagnósticar las necesidades de reparación y mantenimiento.
Recibe y atiende proveedores.
Diseña formatos y/o formularios varios a fin de optimizar la gestión del área.
Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la Dirección de Servicios Generales de la Institución.
Elabora y procesa comunicaciones varias.
Mantiene los archivos del área actualizados.
ÁREA: APOYO ADMINISTRATIVO
Finalidad:
Apoyar la gestión de la Subdirección de Administración del Núcleo ejecutando los procesos asociados con el área, elaborando y tramitando la documentación necesaria, revisando y realizando cálculos bajo las normas y procedimientos establecidas por la Subdirección de Administración del Núcleo y el Vicerrectorado de Administración de la UNESR; a fin de dar cumplimiento a cada uno de los procesos, logrando resultados oportunos y un servicio efectivo, contribuyendo asi a la toma de decisiones oportuna.
Funciones Generales:
Atiende al pùblico que asiste a la Subdirección de Administración.
Atiende llamadas telefónicas.
Envía y recibe fax.
Recibe y revisa facturas y comprobante de los gastos efectuados.
Elabora depósitos bancarios y mantiene el correspondiente registro.
Suministra materiales y equipos de trabajo a los usuarios solicitantes.
Controla la existencia de los materiales realizando el respectivo inventario.
Solicita material de oficina y de limpieza.
Lleva el control de la caja chica.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compra de las unidades solicitantes.
Solicita cotizaciones y realiza el respectivo análisis.
Recibe información acerca de la disponibilidad de las diferentes partidas financieras asignadas.
Verifica la disponibilidad presupuestaria.
Lleva el registro y hace seguimiento a las órdenes de compra.
Recibe mercancía de los proveedores.
Controla que se haga efectivo el depósito de la retención de los impuestos.
Elabora el control de impuestos retenidos y entregados.
Recibe y tramita formatos de solicitudes de viáticos.
Solicita reposición de chequeras a la respectiva entidad bancaria.
Emite cheques.
Solicita estados de cuentas.
Diseña formatos y/o formularios varios a fin de optimizar la gestión del área.
Mantiene en orden los materiales y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Responde por el inventario de los equipos, herramientas de trabajo y de los materiales a su cargo.
Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad y salud laboral.
Cumple los lineamientos, normas y procedimientos administrativos y técnicos establecidos por la Subdirección de Administración y el Vicerrectorado de Administración.
Elabora, recibe y procesa comunicaciones varias.
Mantiene los archivos del área actualizados.
